SARANA PRASARANA PELAYANAN

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL DI KOTA YOGYKARTA

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menyediakan sarana prasarana pelayanan  untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan masyarakat dalam mengakses layanan administrasi kependudukan. Beberapa fasilitas layanan antara lain :

A. MOBIL KELILING

Mobil Keliling layanan administrasi kependudukan di gunakan untuk melaksanakan kegiatan jemput bola pembuatan KTP-El, Kartu Keluarga, KIA  sesuai jadwal layanan dengan jemput bola di sekolah, kelurahan dan tempat-tempat publik.

B. Ruang Pelayanan DI DINAS

Dalam melaksanakan pelayanan administrasi kependudukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta menempati sebuah gedung berlantai 2 (dua). Ruang pelayanan terletak di lantai 1 (satu) dengan luas kurang lebih 400 m². Ruang pelayanan terdiri atas ruang pengurusan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil di sayap utara dan ruang cetak KK/KTP di sayap selatan.

Ruang pelayanan dilengkapi dengan no antrian, tempat duduk, pendingin ruangan, pengharum ruangan, media informasi TV dan koran, kotak saran dan aduan serta fasilitas air minum untuk menunjang kenyaman masyarakat selama mengurus dokumen kependudukan dan pencatatan sipil.

Bagi masyarakat yang membutuhkan pelayanan khusus, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil juga menyediakan :

1. Ruang laktasi untuk ibu menyusui
2. Ruang bermain Anak
3. Ram dan Pegangan Rambatan di sisi gedung untuk memudahkan kaum difabel memasuki ruang pelayanan
4. Pegangan Rambatan menuju Toilet bagi difabel
5. Nomor Antrian Elektronik

   Meja Layanan

   Nomor Antrian Elektronik

Dalam rangka transparansi publik, maka di ruang pelayanan juga disampaikan informasi mengenai :

1. Visi, Misi, dan Maklumat/ Janji Layanan
2. Jenis-jenis dokumen yang dilayanai
3. biaya dan denda pengurusan dokumen
4. Kode Etik Pegawai dan tata tertib pegawai
5. Informasi Pengaduan

D. Ruang Register

Salah satu produk layanan adminduk di bidang pencatatan sipil adalah dokumen Akta atau Register. Register adalah dokumen kependudukan yang mencatat peristiwa kelahiran, kematian, perkawinan dan perceraian seseorang. Dokumen register merupakan dokumen yang harus disimpan selamanya.Dokumen arsip register terlama yang disimpan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah register yang diterbitkan tahun 1828.

Oleh karena itu Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil menyiapkan ruang penyimpanan register secara khusus untuk kepentingan pendukung pelayanan publik seperti penerbitan kutipan akta. Untuk mempertahankan keutuhan dokumen registra dari kerusakan akibat usia/lama penyimpanan, serangga dan kelembaban maka selain dilakukan penyimpanan yang baik, juga dilaksanakan digitalisasi dan restorasi register akta.

register sebelum restorasi    register setelah restorasi

Sesuai ketentuan data-data dalam register merupakan data yang harus dilindungi, diamankan dan dirahasiakan. Oleh karena itu ruang register merupakan wilayah dengan akses terbatas. Yang dapat mengakses ruang register adalah :

- Petugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan petugas lain yang terkait.

- Masyarakat pemilik data

- Masyarakat dengan kepentingan tertentu yang telah mendapat izin dari Walikota Yogyakarta

E. Sistem Pendukung Layanan Administrasi Kependudukan

SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan)  

Adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pihak penyelenggara dan instasi Pelaksana sebagai satu kesatuan Sistem Administrasi Kependudukan (UU No. 23/2006). Pengoperasian aplikasi SIAK, didedikasikan untuk memberikan pelayanan terbaik dalam urusan administrasi kependudukan kepada penduduk, masyarakat dunia usaha, pemerintah dan negara.